POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE VIAVISION HOTLINE

Mise à jour : 9 juillet 2026

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ViaVision Hotline (« ViaVision », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la vie privée et la confidentialité des personnes qui utilisent notre plateforme sécurisée de signalement.

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La présente Politique de confidentialité explique quelles informations nous recueillons par l’intermédiaire de www.viavisionhotline.com, comment nous utilisons ces informations, dans quelles circonstances elles peuvent être partagées et quels sont les choix offerts aux personnes qui utilisent nos services.

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ViaVision Group LLC agit en tant que fournisseur tiers indépendant de services de signalement en milieu de travail pour des organisations clientes. Nous nous engageons à préserver la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des informations soumises par l’intermédiaire de notre plateforme.

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Informations que nous recueillons

Les informations que nous recueillons dépendent de la manière dont vous choisissez d’utiliser la ligne d’assistance.

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Informations que vous fournissez volontairement

Lorsque vous soumettez un signalement, vous pouvez choisir de fournir notamment les informations suivantes :

• Votre nom et vos coordonnées (si vous choisissez de vous identifier)

• Les noms des personnes concernées

• Les informations relatives aux témoins

• Les descriptions des préoccupations ou incidents survenus en milieu de travail

• Les dates, lieux et autres détails pertinents

• Les documents, photographies, enregistrements ou autres fichiers que vous téléversez

• Les messages échangés par l’intermédiaire du portail sécurisé de signalement

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La fourniture d’informations permettant de vous identifier est entièrement volontaire.

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Informations recueillies automatiquement

Lorsque vous accédez à notre site Web, nous pouvons recueillir automatiquement des informations techniques limitées nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la maintenance de la plateforme, notamment :

• La date et l’heure d’accès

• Des informations générales sur l’utilisation du site Web

• Les préférences relatives aux témoins de connexion (cookies)

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Ces informations sont utilisées pour assurer le bon fonctionnement, la sécurité et les performances du site Web.

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Signalement anonyme

ViaVision n’exige pas que vous fournissiez votre nom ou vos coordonnées pour soumettre un signalement.

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Toutefois, les informations que vous choisissez d’inclure volontairement dans votre signalement, telles que des noms, des titres de poste, des événements ou d’autres détails, peuvent révéler involontairement votre identité. Bien que ViaVision prenne des mesures raisonnables pour préserver l’anonymat des personnes qui choisissent de rester anonymes, un anonymat absolu ne peut être garanti si des informations permettant de vous identifier sont volontairement divulguées ou peuvent raisonnablement être déduites au cours d’une enquête.
 

Utilisation des informations

Les informations soumises par l’intermédiaire de la ligne d’assistance sont recueillies, utilisées et divulguées uniquement lorsque cela est nécessaire pour :

• Recevoir et documenter les signalements

• Communiquer avec les personnes ayant effectué un signalement par l’intermédiaire du portail sécurisé, lorsque cela est applicable

• Faciliter la réception, l’évaluation et la gestion des dossiers

• Transmettre les signalements aux représentants autorisés de l’organisation cliente

• Mener ou soutenir des enquêtes en milieu de travail lorsque nous sommes mandatés à cette fin

• Maintenir la sécurité et l’intégrité de notre plateforme de signalement

• Respecter les obligations légales ou contractuelles applicables

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Nous n’utilisons pas les signalements effectués par l’intermédiaire de la ligne d’assistance à des fins publicitaires ou de marketing.

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Partage des signalements

Les signalements soumis par l’intermédiaire de ViaVision Hotline sont partagés uniquement avec les personnes ayant un besoin légitime, sur le plan professionnel ou juridique, d’en prendre connaissance.

Selon les circonstances, les informations peuvent être communiquées aux :

• Représentants autorisés de l’organisation cliente

• Membres du personnel de ViaVision impliqués dans la gestion des dossiers ou les services d’enquête

• Conseillers juridiques

• Enquêteurs externes ou experts spécialisés mandatés par l’organisation cliente

• Organismes gouvernementaux ou autorités chargées de l’application de la loi lorsque la loi l’exige

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ViaVision ne vend pas les renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de la ligne d’assistance.

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Confidentialité et sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques destinées à protéger les informations soumises par l’intermédiaire de notre plateforme de signalement.

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L’accès aux signalements est limité aux personnes autorisées dont les fonctions nécessitent l’accès à ces informations.

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Bien qu’aucun programme de sécurité ne puisse éliminer tous les risques possibles, nous nous engageons à maintenir des mesures de protection raisonnables visant à préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations que nous recevons.

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Témoins de connexion (Cookies) et technologies du site Web

Notre site Web utilise des témoins de connexion (cookies) et des technologies similaires nécessaires au fonctionnement de la plateforme de signalement et à l’amélioration des fonctionnalités du site.

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Ces technologies nous aident à maintenir la sécurité du site Web, à mémoriser les préférences des utilisateurs lorsque cela est applicable et à améliorer l’expérience globale des utilisateurs.

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Vous pouvez configurer votre navigateur afin de refuser les témoins de connexion; toutefois, cela peut avoir une incidence sur certaines fonctionnalités du site Web.

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Conservation des données

Nous conservons les informations soumises par l’intermédiaire de la ligne d’assistance uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire pour :

• Mener à bien les enquêtes

• Fournir les services prévus au contrat

• Respecter les lois applicables

• Satisfaire aux obligations contractuelles

• Résoudre les différends

• Faire valoir nos droits légaux

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Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées de manière sécurisée ou éliminées conformément à nos pratiques de conservation des données. Les périodes de conservation peuvent varier en fonction des exigences contractuelles de l’organisation cliente, de la nature du signalement et des obligations légales applicables.

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Vos droits en matière de protection de la vie privée

Selon votre juridiction, vous pouvez disposer de droits concernant vos renseignements personnels, notamment le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels, leur correction ou leur suppression lorsque la loi le permet.

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Les demandes peuvent être soumises en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous. Certaines informations peuvent être conservées lorsque la loi, des obligations contractuelles ou des intérêts commerciaux légitimes l’exigent.

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Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour périodiquement la présente Politique de confidentialité afin de refléter les changements apportés à nos services, aux exigences légales ou à nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

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La version mise à jour sera publiée sur cette page avec une nouvelle date de mise à jour.